Ra mắt FastLift – Phần mềm quản lý bảo trì Thang máy

FastWork ra mắt phần mềm Quản lý bảo trì thang máy dành riêng cho doanh nghiệp lắp đặt, bảo trì thang máy có tên gọi FastLift. 

Như cam kết FastWork sẽ phát triển các phần mềm chuyên sâu & cá nhân hóa chuyển đổi số từng lĩnh vực, FastLift (FastWork for Lift maintenance) mới đây đã được phát triển nhằm đáp ứng bài toán quản lý bảo trì đặc thù cho riêng lĩnh vực thang máy mà không một phần mềm CRM nào khác có thể giải quyết tốt. 

Cùng tham khảo bài viết dưới đây để khám phá các tính năng của phần mềm FastLift và xem cách mà FastLift có thể tháo gỡ những khó khăn trong công tác quản lý bảo trì & nâng cao chất lượng dịch vụ tại các doanh nghiệp bảo trì thang máy tại Việt Nam.

1. Khả năng quản lý toàn diện doanh nghiệp thang máy của phần mềm FastLift 

FastLift (FastWork for Lift maintenance) là module Quản lý bảo trì thang máy nằm trong Nền tảng quản trị & điều hành doanh nghiệp – FastWork platform. Đây là giải pháp phần mềm phục vụ riêng nhu cầu quản lý lắp đặt, bảo trì, sửa chữa thang máy đầu tiên tại Việt Nam.

Phần mềm bao gồm 5 nhóm chức năng quản lý chuyên sâu theo đặc thù doanh nghiệp Thang máy bao gồm:

• Quản lý hợp đồng dịch vụ, lắp đặt bảo trì thang máy
• Quản lý lịch bảo trì định kỳ & xử lý sự cố phát sinh
• Quản lý công việc đội ngũ kỹ thuật hiện trường
• Quản lý khách hàng, công trình, thang máy
• Quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng

Thay thế các công cụ lập lịch & báo cáo thủ công kém hiệu quả, FastLift giúp các nhà quản lý dễ dàng lập kế hoạch bảo trì, điều phối yêu cầu bảo trì/ sửa chữa thang máy tại khách hàng cho nhân viên. Đồng thời cung cấp công cụ cho nhân viên kỹ thuật dễ dàng kiểm tra thông tin khách hàng & nhanh chóng báo cáo kết quả công việc real-time mọi lúc mọi nơi.

9 tính năng phục vụ quản lý bảo trì thang máy trên phần mềm FastLift bao gồm:

1. Quản lý tập trung các hợp đồng lắp đặt, bảo trì thang máy: theo dõi chu kỳ bảo trì, chu kỳ thanh toán, công nợ, gia hạn,…
2. Quản lý chi tiết danh sách khách hàng, danh sách công trình, thang máy, contact liên hệ
3. Quản lý CSKH: thông báo lịch bảo trì định kỳ, tiếp nhận yêu cầu phát sinh & CSKH sau khi triển khai dịch vụ
4. Số hóa từ A-Z hoạt động lập lịch & điều phối yêu cầu bảo trì định kỳ theo hợp đồng và các yêu cầu xử lý sự cố phát sinh
5. Quản lý chấm công, check-in & check out của nhân viên khi thực hiện sửa chữa, bảo trì thang máy tại khách hàng
6. Quản lý vị trí check-in gần nhất của nhân viên kỹ thuật qua GPS. Thống kê vị trí tất cả nhân viên trên map
7. Theo dõi tiến độ lắp đặt, bảo trì, xử lý sự cố & trao đổi tương tác trên từng công việc
8. Quản lý hiệu suất nhân viên qua mô hình chấm điểm công việc
9. Số hóa đề xuất chi, thanh toán,… trên phần mềm và thực hiện duyệt online, gửi thông báo tự động cho các bên liên quan như quản lý, kế toán

FastLift xây dựng môi trường giao tiếp & làm việc số lý tưởng giúp kết nối liền mạch giữa khách hàng với doanh nghiệp; giữa đội văn phòng với hiện trường, góp phần:

• Tối ưu lập lịch, phân bổ nguồn lực kỹ thuật hợp lý
• Tăng uy tín và nâng cao chất lượng dịch vụ CSKH
• Cải thiện tốc độ xử lý công việc & tăng hiệu suất
• Tối ưu chi phí quản lý, giảm chi phí nhân sự

2. Các tiện ích giúp quản lý bảo trì thang máy hiệu quả trên FastLift

Là giải pháp quản lý bền vững cho doanh nghiệp thang máy, phần mềm FastLift còn được bổ sung rất nhiều tiện ích thông minh tích hợp trên cùng 1 app. Giúp cho doanh nghiệp vận hành tinh gọn, hỗ trợ Ban lãnh đạo, nhà quản lý, các bộ phận kinh doanh, CSKH, nhân viên kỹ thuật,… phối hợp làm việc chủ động, hiệu quả & cập nhật thông tin tức thời.

Các tiện ích quản lý bảo trì thang máy hiệu quả trên phần mềm FastLift:

• Tự động lên yêu cầu bảo trì thang máy định kỳ dựa theo chu kỳ bảo trì, tần suất bảo trì đã ký với từng khách hàng
• Thiết lập trạng thái ưu tiên/ khẩn cấp cho từng công việc/ yêu cầu bảo trì định kỳ, sửa chữa, sự cố
• Tự động gửi thông báo nhắc nhở cho nhân viên kỹ thuật tránh quên lịch hẹn với khách hàng
• Tự động gửi thông báo real-time khi nhân viên kỹ thuật thực hiện check-in, check-out và báo cáo hoàn thành lịch bảo trì tại một khách hàng
• Tích hợp map để theo dõi mật độ phân bổ công trình/khách hàng theo khu vực để có phương án bố trí nhân sự hợp lý
• Tích hợp Call-center cho phép nghe, gọi, tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng gọi tới ngay trên phần mềm
• Tích hợp SMS/Zalo OA gửi tin nhắn theo mẫu cho khách hàng, phục vụ thông báo lịch bảo trì, xác nhận dịch vụ…
• Mobile app cho phép báo cáo công việc, chụp ảnh ghi nhận sự cố… thao tác nhanh chóng & thuận tiện cho đội ngũ kỹ thuật viên không cần truy cập PC/ Laptop
• Số hóa các mẫu đơn đề nghị, đề xuất mua sắm thiết bị trên phần mềm. Thiết lập quy tắc duyệt, người duyệt,… cho từng loại đơn khác nhau

3. Chi tiết các chức năng của phần mềm quản lý bảo trì thang máy FastLift 

Nhận thấy vấn đề chính tại các doanh nghiệp thang máy là sự rời rạc của thông tin. Việc thiếu đồng bộ trong giao – nhận & báo cáo công việc giữa nhân viên CSKH – quản lý – kỹ thuật viên thường dẫn tới những lỗi sai đáng tiếc gây giảm chất lượng dịch vụ CSKH của doanh nghiệp.

Với FastLift, doanh nghiệp thang máy có thể số hóa & kết nối 100% các vấn đề trong quản lý khách hàng, hợp đồng & tổ chức bảo trì thang máy một cách tập trung, hiệu quả.

3.1. Quản lý hợp đồng dịch vụ, lắp đặt bảo trì thang máy

• Quản lý chi tiết các hợp đồng thương mại, bán và lắp đặt thang máy
• Quản lý các hợp đồng bảo trì, kèm thời hạn hiệu lực, chu kỳ thanh toán, chu kỳ bảo trì, tần suất bảo trì, danh mục phụ lục, thông tin số lượng thang máy/ công trình gắn với từng hợp đồng…
• Dựa trên tần suất & chu kỳ bảo trì thang máy, phần mềm tự động lên lịch bảo trì định kỳ dự kiến cho từng khách hàng
• Tìm kiếm & tra cứu thông tin hợp đồng nhanh chóng
• Phân quyền xem, sửa hợp đồng, đảm bảo bảo mật
• Cảnh báo tự động hiệu lực hợp đồng
• Cảnh báo kỳ hạn thanh toán, báo cáo công nợ

3.2. Quản lý danh sách khách hàng, công trình  

Sử dụng FastLift, doanh nghiệp có thể tạm biệt các bảng excel rời rạc khi quản lý thông tin khách hàng & công trình.

FastLift cung cấp giao diện all-in-one cho phép các doanh nghiệp quản lý toàn bộ thông tin khách hàng, danh sách công trình mà công ty đang phụ trách bảo trì thang máy. Cụ thể:

• Quản lý danh sách khách hàng (kèm đầy đủ thông tin liên hệ, hợp đồng, phụ lục)
• Quản lý danh sách công trình (vị trí, số tầng, số thang máy)
• Quản lý danh sách thang máy (số lượng, chủng loại thang)
• Biểu diễn sự phân bổ mật độ công trình tại một địa bàn mà công ty đang phụ trách bảo trì thang máy trên bản đồ số

Cơ sở dữ liệu về khách hàng trên FastLift sẽ phản ánh chính xác tình hình kinh doanh & quy mô khách hàng mà doanh nghiệp bạn đang phụ trách. Bản đồ mật độ công trình cũng cho bạn biết khu vực nào doanh nghiệp đang có nhiều khách hàng để hỗ trợ phân vùng dịch vụ & phân công nhân sự hợp lý hơn.

3.3. Lập lịch và quản lý các yêu cầu bảo trì thang máy

Mô hình quản lý bảo trì thang máy trên phần mềm FastLift được thiết kế phục vụ nhu cầu theo dõi, điều phối lịch bảo trì & giao việc nhanh chóng cho cả quản lý và nhân viên.

Từ giao diện thống kê các khách hàng có lịch bảo trì dự kiến trong tháng tới, nhân viên CSKH có thể tiến hành gọi ngay cho khách hàng trên phần mềm qua Call center để xác nhận ngày, giờ cụ thể có thể thực hiện bảo trì và đưa vào danh sách yêu cầu bảo trì trong tháng.

Tương tự, khi tiếp nhận các yêu cầu xử lý phát sinh do khách hàng gọi tới qua Call center, nhân viên CSKH cũng có thể tạo mới công việc, thêm yêu cầu hỗ trợ khách hàng kèm lịch kèm, thông tin khách hàng cụ thể và đưa vào lịch biểu để quản lý thực hiện điều phối cho nhân viên kỹ thuật.

Với nhà quản lý, phần mềm FastLift cung cấp giao diện “lịch biểu” toàn năng giúp bạn có thể xem mọi yêu cầu bảo trì/ sửa chữa trong tuần này/tháng này và thực hiện điều phối nhanh các yêu cầu mới cho nhân viên kỹ thuật, chỉ cần thao tác kéo thả trên lịch biểu rất đơn giản.

Thay vì phải quản lý qua sổ sách, với FastLift, các nhà quản lý có thể dễ dàng:

• Theo dõi toàn bộ kế hoạch bảo trì thang máy trong ngày, tuần, tháng trên cùng 1 lịch biểu
• Xem nhanh các yêu cầu bảo trì mới, đã lên lịch, đang thực hiện hoặc đã hoàn thành bảo trì và nghiệm thu
• Click vào yêu cầu để xem chi tiết thông tin khách hàng, vấn đề & tình hình thực hiện của nhân viên
• Theo dõi tổng số lịch làm việc của từng nhân viên để điều phối các yêu cầu mới cho nhân viên đang trống lịch vào thời gian đó
• Đặt chế độ trạng thái ưu tiên/ khẩn cấp cho từng yêu cầu bảo trì, xử lý sự cố
• Điều phối lịch cho nhân viên với tính năng điều phối nhanh trên phần mềm (ưu tiên giao việc cho nhân viên rảnh, cảnh báo khi nhân viên đã có lịch trùng)
• Nắm bắt nhanh chóng tiến độ, trạng thái các yêu cầu bảo trì, sửa chữa: đang thực hiện hay đã hoàn thành. Tiến hành đóng yêu cầu sau khi đã nghiệm thu 100% hạng mục bảo trì cho khách hàng.

Như vậy, bằng cách số hóa toàn bộ hoạt động lập lịch, điều phối xử lý các yêu cầu lắp đặt, bảo trì, sửa chữa thang máy trên phần mềm FastLift. Doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa nguồn lực và cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng kịp thời & nhanh chóng hơn.

3.4. Quản lý tiến độ & chất lượng công việc bảo trì thang máy tại khách hàng

Ứng dụng FastLift, bộ phận quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình hình triển khai công việc, tiến độ, chất lượng công việc lắp đặt, bảo trì thang máy của từng nhân viên kỹ thuật tại từng khách hàng. Đồng thời linh hoạt điều động nhân viên hỗ trợ, xử lý sự cố dựa trên vị trí và  thời gian check-in gần nhất để biết nhân viên kỹ thuật nào đang rảnh, trống lịch hoặc nhân viên nào có địa điểm làm việc gần vị trí khách hàng nhất.

Đặc biệt, phần mềm quản lý bảo trì thang máy của FastWork có sẵn ứng dụng di động đơn giản và trực quan cho đội ngũ kỹ thuật có thể nhận lịch – tra cứu thông tin – ghi nhận phát sinh và báo cáo từ bất kỳ đâu.

Sử dụng app mobile, nhân viên kỹ thuật có thể nhanh chóng kiểm tra lịch & tiến hành công việc một cách hiệu quả hơn:

• Tra cứu lịch hẹn trong ngày, kèm thời gian, vị trí khách hàng cụ thể
• Tra cứu vấn đề, yêu cầu bảo trì, sửa chữa cụ thể tại từng khách hàng
• Gọi điện cho khách hàng từ phần mềm
• Check-in, check-out để báo cáo thời gian vào-ra khách hàng
• Chụp ảnh từ phần mềm để nghiệm thu hoàn thiện bảo trì, sửa chữa
• Khi có phát sinh, có thể thêm ghi chú, trao đổi ngay dưới từng công việc
• Cập nhật hoàn thành công việc để báo cáo về quản lý tức thời

Nhờ được cung cấp công cụ làm việc trực tuyến, đội ngũ kỹ thuật có thể làm việc dễ dàng & hiệu quả hơn. Loại bỏ các tình trạng quên việc, quên hẹn, hoặc thiếu hiệu quả thường gặp khi sử dụng Zalo, nhắn tin để báo cáo từ xa.

3.5. Call center hỗ trợ CSKH realtime

Phần mềm FastLift có tích hợp sẵn Call center (Tổng đài ảo) nhằm cung cấp một dịch vụ CSKH tức thời – nhanh chóng – chuyên nghiệp hơn:

• Phần mềm cho phép nhân viên CSKH nghe, gọi và tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng gọi tới ngay trên phần mềm
• Dễ dàng thêm ghi chú, tạo công việc, lên lịch hẹn kèm thông tin chi tiết của khách hàng để chuyển cho bộ phận kỹ thuật tiếp nhận xử lý
• Lưu trữ đầy đủ danh sách cuộc gọi kèm ghi âm, lịch sử các cuộc gọi gần nhất… giúp việc CSKH được liền mạch và hiệu quả
• Tích hợp gửi tin nhắn CSKH qua SMS, Zalo OA theo mẫu để thông báo về dịch vụ, tiếp nhận phản ánh sau khi triển khai lắp đặt, bảo trì tại khách hàng

4. So sánh FastLift với các giải pháp CRM thông thường

Dưới đây là bảng so sánh tính năng và mức độ chuyên sâu giữa các phần mềm CRM thông thường và phần mềm FastLift.

5. Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý bảo trì thang máy FastLift 

Ứng dụng FastLift giúp doanh nghiệp thang máy chuẩn hóa quy trình làm việc từng phòng ban & vận hành tinh gọn. Tăng uy tín nhờ cung cấp dịch vụ hỗ trợ lắp đặt, bảo trì chuyên nghiệp, đảm bảo 3 đúng: Đúng giờ – Đúng người – Đúng việc. Đồng thời hỗ trợ các bộ phận, phòng ban tương tác hiệu quả & làm việc năng suất hơn.

Với Ban lãnh đạo, Quản lý: 

• Quản lý toàn diện kế hoạch, công việc và chất lượng dịch vụ lắp đặt, bảo trì, sửa chữa thang máy cho khách hàng
• Đơn giản việc lập lịch cho nhân viên và tối ưu thời gian xử lý phát sinh
• Kiểm soát real-time hoạt động & thời gian làm việc của kỹ thuật viên để giao việc & điều động nhân viên hiệu quả, giảm lãng phí nguồn lực
• Cải thiện hiệu quả ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác – tức thời

Với Nhân viên: 

• Chủ động theo dõi và kiểm soát kế hoạch công việc để hoàn thành tốt nhiệm vụ, mục tiêu
• Cập nhật tiến độ, báo cáo công việc thuận tiện, nhanh chóng trên mobile app
• Giảm tình trạng quên lịch do được cung cấp thông tin đầy đủ, realtime
• Tăng năng suất làm việc nhờ tập trung và chuyên môn hóa

Nhờ tính năng quản lý bảo trì thang máy chuyên sâu & dễ áp dụng thực tiễn, FastLift đã được nhiều doanh nghiệp thang máy trên khắp cả nước tin tưởng áp dụng thành công. Các đơn vị khách hàng tiêu biểu đang sử dụng kể đến như:

• Công ty TNHH Thang máy & Thiết bị tự động hóa Bách Khoa
• Công ty Cổ phần Thang máy XNK Rolex
• Công ty Cổ phần kỹ thuật & XNK thang máy Taza Việt Nam
• Công ty Cổ phần Thang máy Miền Trung
• Công ty Cổ phần Thang máy Hoa Hoa
• …

Anh Nguyễn Đồng Tiến – CEO Thang máy Bách Khoa chia sẻ: “Đặc thù mô hình kinh doanh thang máy ngoài cung cấp dịch vụ lắp đặt, sửa chữa thì việc giải quyết nhu cầu phát sinh của khách hàng rất nhiều. Khi số công trình lên đến hơn 200, cũng là lúc tôi nhận thấy quản lý bằng phương thức thủ công rất khó khăn & kém hiệu quả. May mắn thay, từ khi ứng dụng FastLift, công ty đã giải quyết được trọn vẹn bài toán quản lý công việc đội ngũ nhân viên hiện trường, cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc tại khách hàng”