Ngày 01 tháng 08 năm 2024, Công ty TNHH Thương Mại Việt Hải Đăng chính thức khởi động dự án triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể ERPNext. Đây là cột mốc quan trọng đánh dấu bước chuyển mình trong hành trình hiện đại hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý kinh doanh của Việt Hải Đăng.
Tên khách hàng: Công ty TNHH Thương Mại Việt Hải Đăng
Lĩnh vực: Bán lẻ & Phân phối ngành hàng Dầu nhớt
Yêu cầu: Cần một giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp thay vì sử dụng các giải pháp rời rạc. Đặc biệt, cần quản lý hiệu quả kênh bán hàng GT (phân phối qua đại lý)
Giải pháp: Ứng dụng hệ thống ERPNext và Ứng dụng SFA dành riêng cho đội ngũ nhân viên thị trường
Phân hệ sử dụng: Quản lý bán hàng; Quản lý nhân sự (đội ngũ Sales thị trường); Quản lý khuyến mãi; Quản lý kho hàng; Quản lý khách hàng – CRM
- Về doanh nghiệp
Việt Hải Đăng là nhà phân phối chính thức của các thương hiệu dầu nhớt danh tiếng như Caltex (thuộc Tập đoàn Chevron, Hoa Kỳ) và Sobek (thuộc Tập đoàn Cao su Công nghiệp Omexey, Đài Loan). Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dầu nhớt và vỏ xe, công ty đã khẳng định được vị thế vững chắc nhờ uy tín, chất lượng và dịch vụ tư vấn tận tâm. Ngoài dầu nhớt, Việt Hải Đăng còn phân phối các phụ tùng xe máy, sơn Samurai và các sản phẩm từ thương hiệu Selleys, mang đến sự lựa chọn đa dạng và chất lượng cao cho khách hàng.
- Bài toán
Công ty Việt Hải Đăng đã gặp một số khó khăn trong quản trị và vận hành do sử dụng các hệ thống quản trị từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Tuy nhiên:
- Chi phí vận hành cao: Sử dụng nhiều hệ thống dẫn đến chi phí cài đặt, bảo trì và hỗ trợ lớn. Hàng năm đều phải tốn chi phí bản quyền phần mềm của từng giải pháp
- Thiếu sự đồng bộ dữ liệu: Mỗi hệ thống lưu trữ và xử lý dữ liệu khác nhau, gây khó khăn trong việc tích hợp thông tin giữa các bộ phận như bán hàng, tài chính, kho hàng, nhân sự và kế toán.
- Quy trình làm việc phức tạp: Nhân viên phải liên tục chuyển đổi giữa các hệ thống khác nhau, làm giảm hiệu quả và dễ gây nhầm lẫn.
- Thiếu linh hoạt và khả năng mở rộng: Các hệ thống riêng lẻ khó có khả năng tương thích hoặc nâng cấp khi doanh nghiệp mở rộng.
- Ban lãnh đạo khó nắm bắt toàn diện: Việc thiếu đồng bộ và tích hợp dữ liệu khiến ban lãnh đạo gặp khó khăn trong việc theo dõi tình hình kinh doanh tổng thể.
- Giải pháp
Nhận thấy những hạn chế của các hệ thống cũ và chi phí cao của các giải pháp khác, Việt Hải Đăng đã lựa chọn ERPNext – một nền tảng ERP mã nguồn mở với ưu điểm không mất phí bản quyền, do MBW Digital là đơn vị triển khai ERPNext (đối tác duy nhất của ERPNext tại thị trường Việt Nam). Hệ thống ERPNext cung cấp các phân hệ chuyên biệt bao gồm:
– Quản lý bán hàng đa nền tảng: Quản lý bán hàng qua kênh đại lý (kênh GT) trong đó hỗ trợ quản lý tập trung đơn hàng của đội ngũ nhân viên sales thị trường qua Ứng dụng SFA; Quản lý bán hàng trên kênh Webshop, đồng bộ đơn hàng từ app SFA; Quản lý Chương trình bán hàng và Hoạt động giao hàng, nhập/trả hàng.
– Quản trị nhân sự: Tập trung vào bài toán quản lý nhân viên ngoài thị trường (Tuyến, KPIs, hoạt động chăm sóc các điểm bán…). Nhân viên sử dụng ứng dụng SFA do MBW phát triển (tương tự như app DMS) để đi thị trường.
– Quản lý khách hàng (CRM): Quản lý thông tin khách hàng theo nhà phân phối, theo đại lý điểm bán, quản lý hạn mức công nợ của Khách hàng, nhóm khách hàng, quản lý bảng giá áp dụng cho từng khách hàng/ nhóm Khách hàng.
– Quản lý thanh toán và công nợ: Quản lý công nợ theo nhân viên/khách hàng/phiếu bán hàng, quản lý kế toán thu nợ và phân bổ thanh toán cho nhiều đơn hàng theo khách hàng với các giao dịch trả tiền hàng cùng lúc nhiều đơn, quản lý kế toán thu nợ và thanh toán trên từng đơn hàng với các giao dịch trả tiền hàng theo đơn.
- Tác động
Dự án ERPNext tại Công ty Việt Hải Đăng đã chính thức khởi động, dự kiến triển khai trong vòng 1-2 tháng. Mặc dù mới bắt đầu, nhưng việc áp dụng hệ thống ERPNext hứa hẹn mang lại nhiều cải thiện trong quản lý hoạt động hàng ngày, giúp tối ưu hóa thời gian và chi phí. Ban lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi toàn bộ các hoạt động kinh doanh, từ bán hàng, tồn kho đến công nợ và hiệu suất của nhân viên.
Việc đồng bộ dữ liệu trên một nền tảng duy nhất sẽ giúp quản lý thông tin một cách hiệu quả hơn, tạo điều kiện cho sự phát triển và quản lý linh hoạt hơn trong tương lai.
